Die sechs größten Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001

Optimierung durch detaillierte Planung für ein funktionierendes und gewinnbringendes SGAMS

Es ist nicht einfach ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit [kurz: SGAMS] nach DIN ISO 45001:2018aufzubauen. Eine detaillierte Planung und Analyse im Vorfeld ist notwendig, um das Ziel eines funktionierenden und gewinnbringenden SGAMS auf möglichst direktem Weg zu erreichen. Achten Sie unter anderem auf die Vermeidung folgender Stolpersteine, um bei der Umsetzung wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.

1. Unklarer Auftrag

Missverständnisse gefährden eine erfolgreiche Abwicklung. Vor der Umsetzung eines Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit nach DIN ISO 45001:2018 sollte daher zu allererst eine klare Aufgabenstellung mit der obersten Leitung formuliert werden. Soll ein bestehendes Managementsystem weiterentwickelt oder soll ein neues Managementsystem aufgebaut werden? Des Weiteren gilt es festzulegen, ob der Bereich Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit [kurz: SGA] in ein bereits bestehendes integriertes Managementsystem [kurz: IMS] eingebettet werden soll oder nur davon unterstützt werden soll. Außerdem sollten unbedingt auch die Verantwortlichkeiten abgeklärt werden. Wer trägt die Hauptverantwortung und wer trägt eine Teilverantwortung?

Je nach Aufgabenstellung variieren die zur Ausführung benötigten Ressourcen. Deshalb sollte die Art des Auftrags bereits vor der Planung mit der obersten Leitung der Organisation detailliert und unmissverständlich vereinbart werden. Andernfalls werden möglicherweise wertvolle Ressourcen verschwendet.

2. Zu knappe Ressourcen

Bei jedem Projekt müssen vorab die benötigten Ressourcen zur Umsetzung festgelegt und sichergestellt werden. So auch beim Aufbau eines Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit nach DIN ISO 45001:2018. Dabei sollten materielle, zeitliche und besonders auch Kompetenz-Ressourcen Beachtung finden. Fällt eine zu knappe Ressourcenplanung erst während der Umsetzung auf, kann dies die [Weiter-] Entwicklung des SGAMS nach DIN ISO 45001:2018 verzögern oder gar gefährden. Die Sicherstellung ausreichender Kompetenzen im Umsetzungs-Team ist besonders wichtig für eine erfolgreiche Abwicklung. Insbesondere die Person, die für den Aufbau des Managementsystems verantwortlich ist, benötigt neben sozialen und methodischen Kompetenzen auch umfassendes Wissen zur Norm DIN ISO 45001:2018, zum Aufbau eines Managementsystems, zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit sowie zur Organisation und Branche. Diese gesammelten Kompetenzen sind selten in nur einer Person zu finden. Daher sollte gleich von Anfang an ein Umsetzungs-Team zusammengestellt werden, das die genannten Kompetenzen abdeckt. Gegebenenfalls müssen fehlende Kompetenzen vorab noch entwickelt werden. Eine realistische Ressourcenplanung ist essenziell für die erfolgreiche Umsetzung eines SGAMS nach DIN ISO 45001:2018.

Zur Sicherheit sollte bei der Ressourcenplanung ein Puffer von 20 Prozent einbezogen werden.

 

3. Unzureichende Information und Kommunikation

Das SGAMS nach DIN ISO 45001:2018 kann nur dann funktionieren und Mehrwert bringen, wenn alle Beteiligten und Beschäftigten ausreichend informiert sind. Bereits während des Aufbaus der Strukturen des SGAMS, müssen alle Beteiligten und Beschäftigten regelmäßig über die Inhalte und den Fortschritt des SGAMS informiert werden. Auf diese Weise wird Verständnis und Anwendungskompetenz generiert aber auch die aktive Beteiligung an der Umsetzung gefördert. Allerdings sollte im Vorfeld geklärt werden, welche Zielgruppe wann und wie über welche Themen informiert wird. Selbstverständlich dürfen auch alle erfolgreich abgeschlossenen [Teil-] Schritte kommuniziert werden. Das schafft Energie für die nächsten Schritte und schwächt Zweifler und Kritiker ab.

 

4. Mögliche Risiken und Hindernisse werden im Vorfeld nicht abgeklärt

Unerwartete Hindernisse bei der Umsetzung können den Aufbau bzw. die Weiterentwicklung eines Managementsystems deutlich verzögern, so sollten beispielsweise mögliche Konflikte zwischen Führungskräften und Fachkräften für Arbeitssicherheit oder Schwierigkeiten bei der Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen bestenfalls schon im Vorfeld abgeklärt werden. Durch eine genaue Analyse von möglichen Risiken können gegebenenfalls einige Hindernisse bereits vorab beseitigt werden oder ausreichende zeitliche Ressourcen zur Klärung eingeplant werden. Der Aufwand einer detaillierten Analyse möglicher Hindernisse wird durch einen reibungsloseren Ablauf bei der Umsetzung belohnt.

 

5. Bereits bestehende Managementsysteme werden nicht mit einbezogen

Sollten in der Organisation bereits andere Managementsysteme [z.B. Qualitätsmanagement] vorhanden sein, müssen diese bei der Implementierung des SGAMS beachtet werden. Andernfalls kann unnötiger doppelter Aufwand entstehen oder die Managementsysteme behindern sich gegenseitig. Ist also bereits ein Managementsystem vorhanden, sollte das SGAMS „seitlich“ angebaut und erweitert werden.

Im Fall eines bestehenden Qualitätsmanagementsystems sollte beispielsweise die bereits existierende Qualitätspolitik durch die von DIN ISO 45001:2018 geforderte SGA-Politik, Strategien, Visionen und Überlegungen im SGA ergänzt werden. Auch die Qualitätsziele müssen durch die Ziele in Bezug auf Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ergänzt werden. Folglich müssen die definierten SGA-Kriterien in bestehende Prozessabläufe implementiert und SGA-Akteure in den schon dokumentierten Qualitäts- und Aufbaustrukturen platziert werden.

 

6. Ungenutzte Chancen

Die Erstellung aller von der Norm DIN ISO 45001:2018 geforderten Dokumente kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollte hier jede Arbeits-Erleichterung willkommen sein. In den meisten Fällen sind in der Organisation schon einige SGA-relevante Dokumente vorhanden. Diese vorhandenen SGA-Dokumente sollten genutzt werden. Es ist zwar eine Überprüfung und gegebenenfalls auch eine Überarbeitung der Dokumente [insbesondere bezüglich der Rechtskonformität] nötig, allerdings ist diese im Vergleich zur Neuerstellung mit deutlich weniger Aufwand verbunden.

Neben der Verwendung schon vorhandener Dokumente ist auch der Einbezug wichtiger Akteure im SGA eine große Hilfe und sogar zwingend notwendig. Vom SGAMS-Kompetenzteam werden zwar die Grundstrukturen zur Gefährdungsbeurteilung und zur Beurteilung von Chancen geliefert – allerdings werden diese durch Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte umgesetzt. Außerdem sollte die Betriebsärztin/der Betriebsarzt in die Prozessfestlegung der arbeitsmedizinischen Vorsorge einbezogen werden, da sie/er diese zusammen mit dem Assistenzpersonal umsetzen wird. Auch Gefahrstoff-, Datenschutz- und Brandschutzbeauftragte sowie weitere relevante SGA-Akteure sollten aktiv mit ihren Erfahrungen einbezogen werden. Auf diese Weise kann bestehendes Wissen genutzt werden. 

Aktive Unterstützer auch abseits der SGA-Akteure können eine weitere Erleichterung bei der Umsetzung eines SGAMS nach DIN ISO 45001:2018 sein. Es gibt einige Akteure innerhalb der Organisation, die vom SGAMS profitieren können und somit auch bei der Umsetzung möglicherweise sogar gerne aktiv unterstützen. Allerdings müssen diese Akteure informiert sein, um helfen zu können. Daher lohnt sich die Suche nach potenziellen Unterstützern. Für Führungskräfte bietet ein SGAMS viele Vorteile, wie beispielsweise eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie die Verringerung von Verletzungen und Erkrankungen. Auch die Personalabteilung kann von einer Zertifizierung profitieren und mit mehr Bewerbern rechnen. Aber auch Instandhalter oder Einkäufer können dank entstehender Richtlinien und schnell verfügbaren Informationen effektiver und sicherer Arbeiten. Die Chancen sind sehr vielfältig und somit auch der Pool an potenziellen Unterstützern. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und informieren Sie gezielt über die jeweiligen Vorteile.

Ansprechpartner: Dr. Christian Weigl  weigl@gesundheitsmanagement.com