Kleine Unterbrechungen mit großer Wirkung

Der Arbeitsalltag ist voll von kleinen Unterbrechungen: das Smartphone klingelt, der Kollege hat eine dringende Frage, neue E-Mails erscheinen im Postfach. Ständig muss sich neu orientiert werden. So führen selbst kleinste Unterbrechungen zu Fehlern und dazu, dass sich der oder die Betroffene nur schwer wieder in die eigentliche Thematik zurückfindet.

Mehrere Studien unter der Leitung von Erik M. Altmann an der Michigan State University beschäftigen sich mit den Auswirkungen von Unterbrechungen im Arbeitsalltag. Diese zeigten, dass schon kleinste Unterbrechungen zu einer Verdopplung der Fehlerrate bei der Bearbeitung der vordergründigen Aufgaben sowie zu einer Verdoppelung der Zeitspanne führen, die der oder die Betroffene braucht, um die eigentliche Aufgabe zu bearbeiten.

Drei Sekunden können Leben verändern

Während der Untersuchungen von E. Altmann et. al. wurden 300 Teilnehmer aufgefordert aufeinanderfolgende Aufgaben am Computer zu erledigen. Dies beinhaltete beispielsweise das Ordnen von Briefen in eine alphabetische Reihenfolge. Somit handelt es sich um Aufgaben, die eine relativ hohe Aufmerksamkeit der Probanden forderte.

Dabei wurde festgestellt, dass bereits geringe Fehlerraten entstehen, ohne dass Unterbrechungen aufgetreten sind. Wurden die Probanden während ihrer Aufgabenbearbeitung unterbrochen, wirkte sich das zusätzlich auf die Entstehung von Fehlern aus. Bereits minimale Unterbrechungen von drei Sekunden können dazu führen, dass sich die Fehlerrate der Probanden verdoppelte.

Da bereits dreisekündige Unterbrechungen zu Fehlern führen können, wird deutlich wie ernst dieses Problem zu nehmen ist. Besonders in Kontexten in denen es lebenswichtig ist, dass schnell reagiert wird und keine Fehler durch mangelnde Konzentration auftreten. So kann eine kurze Unterbrechung der Konzentration eines Arztes für den Patienten lebensverändernd sein.

Hinweisreize verbessern die Wiederaufnahme einer Aufgabe

Neben der Fehlerrate zeigten die Studien, dass Unterbrechungen die Bearbeitungszeit der vordergründigen Aufgabe erhöhen. Das kommt daher, dass der oder die Betroffene eine gewisse Zeitspanne für die Wiederaufnahme der Aufgabe nach einer Unterbrechung braucht. Dabei kommt es jedoch darauf an, wie der oder die Betroffene mit der Unterbrechung umgeht.

Wird die Aufnahme der Störaufgabe zeitlich verzögert, dann hat der oder die Betroffene die Möglichkeit die aktuelle Aufgabe zu beenden oder in einem Vermerk festzuhalten, an welcher Stelle er oder sie nach der Unterbrechung ansetzten kann. Durch solche Maßnahmen kann die Zeit zur Wiederaufnahme verringert werden und der Einstieg gelingt einfacher.

Werden beide Aufgaben parallel ausgeführt führt dies zu einer allgemeinen Verschlechterung der Leistung. Durch ein solches Multitasking verringert sich die Leistungsfähigkeit um 20 bis 40%.

Warum wirken Unterbrechungen so störend?

Die störende Wirkung von Unterbrechungen kommt durch die Lenkung der Konzentration weg von der aktuellen Aufgabe, hin zu der Störaufgabe. Während einer Aufgabenbearbeitung baut der Mensch eine mentale Repräsentation des zu bearbeitenden Inhalts auf. Dort wird festgehalten worum es geht und welches Ziel mit der Bearbeitung aktuell verfolgt wird. Kommt es zu einer Unterbrechung zerfällt diese mentale Repräsentation vorerst und wird von der Repräsentation der Störaufgabe ersetzt. Um an der eigentlichen Aufgabe weiter arbeiten zu können muss das alte mentale Modell wiederaufgebaut werden. Dazu braucht der Mensch gewisse Hinweisreize oder Anregungen um eine erneute Verknüpfung der Inhalte herzustellen. Durch diesen Prozess können Fehler auftreten und die Bearbeitungszeit wird umso mehr verlängert, je schwieriger die Wiederaufnahme der Aufgabe fällt.

Umgang mit Unterbrechungen

Die beste Möglichkeit um sich nicht von Unterbrechungen aus der Ruhe bringen zu lassen ist es, sich Zeit zwischen dem Auftreten und dem Eingehen auf die Unterbrechung zu nehmen. Diese Zeit ist hilfreich, um sich auf die Unterbrechung vorzubereiten. Beispielsweise kann diese Zeitspanne genutzt werden um eine Teilaufgabe zu beenden oder um einen Hinweis aufzuschreiben, der das Erinnern an den letzten Arbeitsansatz ermöglicht.

Eine weitere Methode ist die mentale Wiederholung des Ziels der aktuellen Arbeitsaufgabe. Darf das Ziel auf keinen Fall vergessen werden, kann es helfen sich dieses während der Unterbrechung immer wieder mental vorzusprechen. Allerdings wird so das Arbeitsgedächtnis stark beansprucht und es kann zu Überlastung führen.

Letztlich geht es bei beiden Methoden darum die Unterbrechung so abzufangen, dass der oder die betroffene sich anschließend schnell wieder in die vordergründige Arbeit einfinden kann. So können Fehler und die Bearbeitungszeit minimiert werden.