Was im Januar 2020 mit einem „Happy New Year“ begonnen hat und sich nun schon bald jährt, hat wohl kaum einer so erwartet. Ab dem Ausbrauch der Corona-Pandemie war die Zeit geprägt von Unsicherheit, Flexibilität und ökonomischen, gesellschaftlichen und vor allem persönlichen Herausforderungen.
Aber wie sagt man so schön, in jeder Krise steckt auch eine Chance. So wurden zwar in sehr vielen Unternehmen Mängel in der fortschreitenden Digitalisierung sichtbar, gleichzeitig sah man das aber als Anlass dringend tätig zu werden. Denn papierloses Büro, Homeoffice und Videocalls sind zwar in der Theorie schon lange bekannt, wurden aber bisher in der Praxis noch lange nicht von jedem genutzt. Als dann der Lockdown im März verhängt wurde, trat eine beispiellose Entwicklung ein – was vorher Jahre dauerte, wurde nun innerhalb weniger Wochen umgesetzt. Die meisten Unternehmen begaben sich ins Homeoffice und der Büroarbeitsplatz wurde gegen die heimische Wohnung getauscht. So blieben die meisten Büros, wo vorher Anwesenheitspflicht herrschte, über Monate leer.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- der Wegfall der Pendelzeit
- Zeiterfassung über Softwareprogramme
- Besprechungen über Videocalls
- ständige Verfügbarkeit von Dateien auf der Cloud
- Abnahme der Fehlzeiten
- Flexible Zeiteinteilung
- Hohe intrinsische Motivation und Zufriedenheit
Und was natürlich in der aktuellen Zeit besonders wichtig ist, die Minimierung der Kontakte und somit ein geringeres Infektionsrisiko.
Trotzdem ist die Arbeit von zuhause aus aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden:
- Die Verschmelzung der Arbeit mit dem Privatleben
- die Einhaltung des Datenschutzes
- die Ablenkungen durch das Umfeld
- unzureichende Ergonomie
- Arbeitsmaterial fehlt, Internet zu langsam
- Wegfall der Kontrolle durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- der fehlende Austausch und persönliche Kontakt mit den Kollegen
Einige Beschäftigte arbeiten nach wie vor im Homeoffice, andere sind wieder ins Büro zurückgekehrt und wiederum andere arbeiten alternierend also einmal von Zuhause aus und einmal im Büro.
Nun stellen sich aber viele Arbeitgeber/innen und Beschäftigte die Frage, wie geht’s weiter? Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus, um leistungsfähig und effizient zu bleiben? Und ganz allgemein, mit wie viel mobilem Arbeiten haben wir Erfolg?
Die Trends in der Arbeitswelt gehen mit der Digitalisierung einher. Datenspeicherung in Clouds, mobile Endgeräte als Arbeitsmittel, Desksharing, Flexible Arbeitszeitmodelle, freizeitnahe Pausenräume, virtuelle Seminare, digitale Kommunikation und die Führungskraft, die weniger fachlicher Experte ist, sondern mehr Organisator, Projekt- und Konfliktmanager und derjenige der Prozesse kontrolliert.
Trotzdem bleibt die wichtigste Arbeitskraft der Mensch und wenn Unternehmen Erfolg haben wollen, muss diese Ressource geschützt werden. Also darf dieser spezielle Faktor bei der Beantwortung der Frage, mit wieviel mobilem Arbeiten wir in Zukunft Erfolg haben, nicht außer Acht gelassen werden.
Hinweis: Hier finden Sie digitale Unterweisungsplattform der IfG GmbH nach den Vorgaben der DGUV: onlineunterweisung.
Der/Die Arbeitgeber/in hat am Arbeitsplatz dafür zu sorgen, dass die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet ist. Dazu gibt es viele Normen, Regeln, Vorschriften, Verordnungen und vor allem Gesetze. Gleiches gilt auch für die Arbeit im Homeoffice, wenn es als Synonym für Telearbeit benutzt wird. [Hinweis: Telearbeitsplatz bezeichnet den AP eines Mitarbeiters, der keinen Büroarbeitsplatz mehr hat und von einem anderen festen Arbeitsplatz aus arbeiten muss, meist im Homeoffice. Dort müssen der Arbeitsschutz und eine entsprechende Ausrüstung gewährleistet werden.]
„Die Grundpflichten hinsichtlich des Arbeitsschutzes gemäß § 3 ArbSchG treffen den Arbeitgeber und die Arbeitgeberin auch dann, wenn der Arbeitnehmer und die Arbeitnehmerin im Homeoffice tätig sind. Während die Einführung, Durchsetzung und Überwachung arbeitsschutzrechtlicher Anforderungen im Homeoffice schon vor der Pandemie eine Herausforderung war, wird dies unter Zeitdruck noch verschärft.“[1]
Klare schriftliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber/innen und Beschäftigen helfen sicherlich, um bei schnell ändernden Bedingungen, wie einer Pandemie, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten und damit auch die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und Organisationen zu erhalten.
Hinweis: Lassen Sie sich von uns zum Arbeitsschutzmanagementbeauftragten und internen Auditor nach DIN ISO 45001 ausbilden: Arbeitsschutzmanagementbeauftragte/r und interner Auditor/in nach DIN ISO 45001 – IfG – Sicherheit + Gesundheit (gesundheitsmanagement.com)
Welche Faktoren führen neben der physischen Sicherheit und ergonomischen Gesundheit der Beschäftigten aber noch zu erfolgreichen Unternehmen? Können diese Faktoren auch im Homeoffice aufrecht erhalten bleiben?
Man kann von sieben Faktoren sprechen, die maßgeblich für den Erfolg einer Organisation oder eines Unternehmens verantwortlich sind. Diese sieben Faktoren werden demnach auch Erfolgsfaktoren genannt:
- Visionen und Werte
Was will ich mit meinem Unternehmen erreichen? Ist klar definiert, für was mein Unternehmen steht?
- Technologie, Hardware und Arbeitswelt
Stehen geeignete Werkzeuge/Instrumente zur Verfügung? Sind die Umgebungsbedingungen passend?
- Klare Strukturen
Sind Aufbau- und Ablaufprozesse im Unternehmen klar definiert? Werden diese eingehalten?
- Führung
Sind die Führungskräfte kompetent und hören Sie den Beschäftigten zu? Sind Sie Vorbilder? Erarbeiten Sie immer wieder neue Vereinbarungen?
- Innovationen
Sind die Kundenwünsche bekannt? Kann sich das Unternehmen weiterentwickeln und Lösungen schaffen?
- Kompetente Arbeitskräfte
Haben die Beschäftigten ausreichend Wissen und können Sie dieses an der richtigen Stelle einsetzen?
- Zusammenarbeit
Wie verläuft die Kommunikation mit und unter den Mitarbeitern? Werden ausreichend Informationen zur Verfügung gestellt?
Die genannten Faktoren sind dem ständigen Wandel unterworfen und müssen immer wieder angepasst und ausgerichtet werden. Zum einen an innere Veränderungen, zum anderen an äußere Einflüsse. Die Corona-Krise als wohl eines der einschneidendsten Erlebnisse der letzten Jahre, hat sowohl innere Veränderungen als auch äußere Einflüsse bewirkt.
Vor der Krise hat man Werte gelebt und sich an Visionen orientiert. Diese Faktoren halten während der Krise noch an, müssen aber nach der Krise regelmäßig gesehen, gehört und erlebt werden, damit Sie wieder verstärkt wirken können.
Technologie, Hardware, Arbeitswelt waren vor der Krise existent, doch während der Krise bemerkte man, dass vor allem die Digitalisierung noch nicht überall ausreichend vorangeschritten war. Teilweise konnten Versäumnisse in kurzer Zeit aufgeholt werden, trotzdem müssen nach der Krise Beschaffungen getätigt werden, damit ein hoher Standard erreicht wird und mobiles Arbeiten problemlos möglich gemacht werden kann.
Auch klare Strukturen haben vor Corona einwandfrei funktioniert und konnten teilweise während der Krise übernommen oder erfolgreich angepasst werden. Nach Corona bedarf es sicherlich einer Anpassung der Strukturen, die aber gut funktionieren kann.
Der Erfolgsfaktor Führung war vor der Krise aufgrund des regelmäßigen persönlichen Kontakts zu den Beschäftigten gut ausübbar. Nachdem aber der persönliche Kontakt während des Lockdowns weggebrochen ist, funktionierte Führung nur dort gut, wo vorher schon Vertrauen und Eigenständigkeit in der Arbeitsbewältigung praktiziert wurde. Nach der Krise könnte es bei Führungskräften, die Ihre Beschäftigten nur bei deren Anwesenheit gut führen, weiterhin zu Schwierigkeiten kommen.
Vor der Krise konnten Innovationen angegangen und eine regelmäßige Anpassung von Prozessen vorgenommen werden. Während der Krise legte man den Fokus nur auf überlebensnotwendige Innovationen, sodass nicht alle wichtigen Innovationen durchgeführt wurden. In Zukunft und nach der Krise wird das bloße virtuelle Generieren von Innovationen nicht zum gewünschten Erfolg führen.
Die Kompetenz der Arbeitskräfte war ausreichend vorhanden, oder wurde durch persönliche Unterstützung oder Fortbildungen weiter ausgebaut. Während Corona war das Wissen der Mitarbeiter für diesen Zeitraum ausreichend und notwendige kurze Informationen konnten erfolgreich übermittelt werden. Nach der Krise wird es aber wieder unbedingt notwendig sein, Beschäftigte aus- und weiterzubilden, auch durch den persönlichen Kontakt.
Als siebter Faktor wurde die Zusammenarbeit genannt. Diese war vor der Krise durch den Zusammenhalt und das persönliche Erleben im Team gut möglich. Während der Krise wirkt dieser Zusammenhalt noch nach und steigerte sich sogar, da in Krisenzeiten der Zusammenhalt wächst. Nach der Krise führen neuer Teamspirit, gemeinsames Erleben und gemeinsame Erfahrungen zu einer anhaltend guten Zusammenarbeit.
Mit dieser Zusammenfassung wird klar, dass nicht alle Faktoren während der Zeit des Lockdowns und somit auch während der Zeit der ausschließlichen mobilen Arbeit gleich gut ausgeübt werden konnten. Besonders die psychosozialen Erfolgsfaktoren – Visionen und Werte, Führung, Innovationen, kompetente Arbeitskräfte und Zusammenarbeit – haben nach der Krise großen Nachholbedarf, da diese vom persönlichen Kontakt, vom Kommunizieren, vom Erleben, vom Austausch und vom Wahrnehmen mit allen Sinnen leben und nur dadurch Organisationen zum Erfolg verhelfen.
Hinweis: Lassen Sie sich von uns zum betrieblichen Gesundheitsmanager und somit Experten in BGM & BGF ausbilden: Ausbildung zum Gesundheitsmanager/in im Betrieb – IfG – Sicherheit + Gesundheit (gesundheitsmanagement.com)
Hinter all diesen psychosozialen Erfolgsfaktoren stehen Basisbausteine, die diese Faktoren erst zu Erfolgsfaktoren machen.
Für eine gute Führung ist Vertrauen unabdinglich, denn Vertrauen ist die Basis für Bindung. Sie gehört zu den Grundbedürfnissen der Menschen, Bindung vermittelt ein Gefühl von Sicherheit, sie ist eine wichtige Ressource und stärkt die Gesundheit – nicht nur im Privatleben. Durch Bindung akzeptiert man Entscheidungen und wenn eine Führungskraft eine gute Bindung zu den Beschäftigten aufbauen kann, fördert das deren Leistung. Vertrauen entsteht besten durch den persönlichen Kontakt, das führt zu einer guten Bindung und Bindung wiederum unterstützt die Leistung der Beschäftigten und somit den Erfolg des Unternehmens.
Visionen und Werte werden am besten verstanden und gelebt, wenn sie erlebt werden. Durch das Vorleben lernen die Beschäftigten die Werte einer Organisation erst kennen und können diese annehmen. Visionen und Werte müssen zudem mit allen Sinnen wahrgenommen werden, damit man eine gemeinsame Wertvorstellung erhält und um diese in der Unternehmenskultur zu verankern und zu vertiefen, ist es wichtig sich darüber im persönlichen Gespräch auszutauschen.
Der persönliche Austausch und kreative Diskussionen sind auch für passende und marktgerechte Innovationen notwendige Basisbausteine. Für kreative Diskussionen braucht es aber Offenheit, Neugier, Nachdenken und Brainstorming und die Anwesenheit mehrerer Menschen und vor allem deren verschiedene Meinungen. Erst dann kommt es zu passenden Innovationen, die dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Innovationen können aber nicht erzwungen werden, die Grundlagen sind eine positive Stimmung, Wohlfühlen, ein entspanntes Umfeld, freies Denken und vor allem Raum und Zeit. Auch hier ist der persönliche Kontakt ausschlaggebend.
Für Kompetente Arbeitskräfte benötigt man inzidentelles Lernen. Das bedeutet, Lernen ohne Lernabsicht, also beiläufiges Lernen. Inzidentelles macht ca. 70% des menschlichen Lernens aus und benötigt eine dauerhafte Wiederholung, denn erst dann wird das Erlernte im Gehirn verankert. Dieser Lernprozess kann ebenfalls am besten über persönlichen Kontakt stattfinden und je intensiver dieser Kontakt ist, desto mehr wird gelernt.
Und auch beim fünften psychosozialen Erfolgsfaktor Zusammenarbeit spielt der persönliche Kontakt eine beutende Rolle. Zusammenarbeit entsteht durch Annehmen und Geben. Dabei geht es um Zuhören in schwierigen Situationen, um Hilfe geben und Unterstützung leisten, um Erfolge feiern, Konflikte lösen und Interesse und Freude an der Leistung zeigen. Dieser Basisbaustein kann durch den persönlichen Kontakt am stärksten wahrgenommen und umgesetzt werden.
Welche Wirkung haben also nun die sieben Erfolgsfaktoren und die fünf Basisbausteine im Vergleich: mobiles Arbeiten und Arbeiten vor Ort?
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die fünf Basisbausteine die größte positive Wirkung über eine direkte emotionale Kommunikation haben – also durch den persönlichen Kontakt vor Ort. Und damit auch die dazugehörigen Erfolgsfaktoren: Visionen und Werte, Führung, Innovationen, kompetente Arbeitskräfte und Zusammenarbeit.
Durch eine direkte emotionale Kommunikation können Mimik und Gestik besser wahrgenommen werden, Emotionen können leichter zum Ausdruck gebracht werden und ganz allgemein kann man sich so intensiver kennenlernen. Es entsteht eine Gruppendynamik, ein Wir-Gefühl, das Sicherheit und Vertrauen aufbaut und das auch das Bedürfnis nach Nähe befriedigt. Auch Wertschätzung und Anerkennung können durch persönlichen Kontakt besser vermittelt werden.
Die übrigen Erfolgsfaktoren Technologie, Hardware und Arbeitswelt und klare Strukturen haben sowohl über digitale virtuelle Kommunikation beim mobilen Arbeiten als auch über direkte emotionale Kommunikation beim Arbeiten vor Ort die gleiche Wirkung.
Welche Quintessenz ziehen wir daraus? Mit wie viel mobilem Arbeiten haben Organisationen also nun Erfolg?
Mobiles Arbeiten und Homeoffice bringt zahlreiche Vorteile mit sich, trotzdem dürfen auch die Herausforderungen und Schwierigkeiten nicht außer Acht gelassen werden.
Zuerst muss aber geklärt werden, ob ein Beschäftigter überhaupt von zuhause aus arbeiten kann und will. Das ist in erster Linie davon abhängig, wie gut sich die ausübende Tätigkeit mit Homeoffice vereinbaren lässt. Ein Beschäftigter am Empfang wird seine Arbeit nicht im Homeoffice erledigen können, wohingegen ein Beschäftigter im Vertrieb das durchaus teilweise kann. Ebenso ist es davon abhängig, wie hoch der Kommunikationsbedarf ist und welche der Wünsche und Interessen der Beschäftigte hat. Außerdem muss zuhause auch ein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden sein, in dem ungestört und ergonomisch gearbeitet werden kann. GB HOMEOFFICE
Wenn diese Punkte geregelt sind, dann geht es an die eigentliche Frage, mit wie viel mobilem Arbeiten Organisationen Erfolg haben. Wie in vielen Situationen und Bereichen unseres Lebens heißt es auch hier die Mischung macht´s.
Eine gute Mischung aus mobilem Arbeiten und Arbeiten vor Ort ist auf doppelte Art gewinnbringend. Es vereint zum einen die Wünsche des Beschäftigten nach Flexibilität, Zeitersparnis und Vereinbarkeit von Familie und Beruf und zum andern die Wünsche des Arbeitsgebers nach Effizienz, Leistung und Erfolg.
Durch diese flexible Einteilung wird die Autonomie der Beschäftigten erhöht, wodurch die Zufriedenheit und somit auch die Arbeitsmotivation steigt. Die Beschäftigten können von zuhause aus, oder vor Ort im Büro arbeiten und können je nach Aufgabe und Anforderung selbst wählen.
Feststeht jedoch auch, dass kein Tool und keine Software der Welt den persönlichen Kontakt zu den Kollegen oder der Führungskraft ersetzt. Dieser ist aber nun Mal essenziell für den Erfolg von Organisationen, deshalb wird es auch in Zukunft und in Zeiten von Digitalisierung und Desksharing immer wieder notwendig sein, ins gute alte Büro zurückzukehren, um den persönlichen Austausch zu fördern und den persönlichen Kontakt zu stärken.
Ansprechpartner: Dr. Christian Weigl, weigl@gesundheitsmanagement.com
[1] DGUV Forum 8/2020, S. 22
